Aufbe­wahrungs­fristen

Wie lange müssen welche Unterlagen aufbewahrt werden? Wann darf was vernichtet werden? Wann muss etwas vernichtet werden?

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Grundsätze der Datenvernichtung und Aufbewahrung

Aus Datenschutzsicht, ist die Fragen nicht wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden, sondern wie lange darf ich Unterlagen aufbewahren. Personenbezogen Daten dürfen gem. Art. 5 Abs. 1 lit. b DS-GVO nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet und somit gespeichert bzw. aufbewahrt werden. Fällt die Zweckbindung weg, dürfen solche Daten nicht verarbeitet werden. Es entsteht somit ein direkter Löschzwang.

Dem Löschzwang gegenüber stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Dies sind z.B. in der Abgabenordnung (AO), dem Handelstgesetzbuch (HGB) und anderen Gesetzen und Verordnungen vorgegen. U.a. sind auch Vorgaben in §76 BDSG zu automatisierten Verarbeitungssystem aufgeführt. Die Aufbewahrungsfristen bilden eine neue legitime Zweckbindung. Somit dürfen die ursprünglich verarbeiteten personenbezogen Daten weiterverarbeitet (explizit gespeichert bzw. aufbewahrt) werden, um diese nach Ablauf der Frist entsprechend zu vernichten.

Die Datenvernichtung richtet sich nach dem Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten. Dabei ist es generell unabhängig, ob diese in elektronischer oder in nicht elektronisch Form, analog, papierhaft oder digital vorliegen. Sind Daten physisch greifbar, haben sich entsprechende Zerkleinerungsstufe an der DIN 66399 zu orientieren. Bei digitalen Daten ist insbesondere darauf zu achten, dass diese irreversibel gelöscht werden.

Wichtig: werden Daten durch einen Dritten vernichtet, handelt es sich dabei um eine Auftragsverarbeitung. Diese muss gem. Art. 28 DS-GVO mit einem schriftlichen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) erfolgen und ist gem. Art. 30 DS-GVO dokumentationspflichtig.

Übersicht von Aufbewahrungsfristen

Prozesse / Dokument Aufbewahrungsfrist Grundlage
Abhängigkeitserklärungen 10 Jahr
Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen 10 Jahr
Abrechnungsbelege 10 Jahr
Abtretungserklärungen 6 Jahr
Akkordunterlagen 10 Jahr
Akkreditive 6 Jahr
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 10 Jahr
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen 6 Jahr
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben nach Angebotsabsage
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 6 Jahr
Angestelltenversicherung 10 Jahr
Anhang 10 Jahr
Anlageverzeichnisse 6 Jahr
Anleihebücher 10 Jahr
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 10 Jahr
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10 Jahr
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung 10 Jahr
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) 5 Jahr
Außendienstabrechnungen 10 Jahr
Ausgangsrechnungen 10 Jahr
Bahnabrechnungen 10 Jahr
Bahnfrachtbriefe 6 Jahr
Bankauszüge, Bankbelege 10 Jahr
Bankbürgschaften 6 Jahr
Bauakten (Lebensdauer des Bauwerks)
Bauantragskostennachweise (Lebensdauer des Bauwerks)
Baubeschreibungen (Lebensdauer des Bauwerks)
Baubücher (Lebensdauer des Bauwerks)
Baugenehmigungen (Lebensdauer des Bauwerks)
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 Jahr
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10 Jahr
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 Jahr
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Jahr
Beteiligungsunterlagen 10 Jahr
Betriebsabrechnungsbögen 10 Jahr
Betriebskostenabrechnungen 10 Jahr
Betriebsprüfungsberichte 6 Jahr
Bewertungsunterlagen 10 Jahr
Bewirtungsunterlagen 10 Jahr
Bilanzanlagen 10 Jahr
Bilanzen 10 Jahr
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege 10 Jahr
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 6 Jahr
Carnet-Zolldokumente 6 Jahr
Clearing-Belege 10 Jahr
Clearingauszüge 6 Jahr
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 Jahr
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 10 Jahr
Datensicherungen 10 Jahr
Dauerauftragsunterlagen 6 Jahr
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten 10 Jahr
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 Jahr
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle 10 Jahr
Doppelbesteuerungsunterlagen 6 Jahr
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 10 Jahr
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze 10 Jahr
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich 10 Jahr
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch 10 Jahr
Einfuhrunterlagen 6 Jahr
Eingangsrechnugnen 10 Jahr
Einheitswertunterlagen 10 Jahr
Essensmarkenabrechnungen 10 Jahr
Exportunterlagen 6 Jahr
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 Jahr
Feuerversicherungsunterlagen 6 Jahr
Frachtbriefe 6 Jahr
Freistempelabrechnungen 10 Jahr
Gehaltslisten 10 Jahr
Geschäftsberichte 10 Jahr
Geschäftsbriefe 6 Jahr
Geschenknachweise 10 Jahr
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10 Jahr
Gewerbesteuerunterlagen 10 Jahr
Gewinn- und Verlustrechnungen 10 Jahr
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 10 Jahr
Gründungsakten der Gesellschaft 10 Jahr
Gutachten 10 Jahr
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10 Jahr
Handelsbriefe 6 Jahr
Handelsbücher 10 Jahr
Handelsregisterauszüge 10 Jahr
Hauptabschlussübersicht 10 Jahr
Hauptbücher 10 Jahr
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10 Jahr
Hypothekenpfandbriefe 6 Jahr
Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10 Jahr
Inventare, Inventarnachweise 10 Jahr
Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahr
Investitionszulagen Unterlagen 6 Jahr
Jahresabschluss 10 Jahr
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 Jahr
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 Jahr
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern 10 Jahr
Kalkulationsunterlagen 10 Jahr
Kassenberichte 10 Jahr
Kassenbücher und -blätter 10 Jahr
Kassenzettel 10 Jahr
Kontenpläne und -änderungen 10 Jahr
Kontoauszüge, Kontenregister 10 Jahr
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 Jahr
Kostenträgerrechnungen 10 Jahr
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 Jahr
Kreditorenbuchhaltung 10 Jahr
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahr
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 6 Jahr
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge 6 Jahr
Ladescheine 10 Jahr
Lagebericht 10 Jahr
Lagerbücher 10 Jahr
Lastschriftanzeigen 10 Jahr
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) 6 Jahr
Leergutabrechnungen 6 Jahr
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) 10 Jahr
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10 Jahr
Lohnkontenarten, Lohnbelege 10 Jahr
Lohnlisten 10 Jahr
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 Jahr
Luftfrachtbriefe 6 Jahr
Mahnvorgänge, Mahnbescheide 6 Jahr
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 Jahr
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 6 Jahr
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 10 Jahr
Mutterschaftsgeldunterlagen 10 Jahr
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) 10 Jahr
Nebenbücher 10 Jahr
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung 6 Jahr
Organisationsunterlagen und -pläne 10 Jahr
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege;nach Vertragsende) 10 Jahr
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe;nach Vertragsende) 6 Jahr
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 6 Jahr
Patientenakten in Arztpraxen 10 Jahr
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär 30 Jahr
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen 10 Jahr
Pfändungsunterlagen 10 Jahr
Postquittungsbücher 10 Jahr
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahr
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 Jahr
Protokolle (soweit Buchungsbelege) 10 Jahr
Protokolle zu Abfrage in automatisierten Verarbeitungssystemen 1 Jahre §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Erhebungen inautomatisierten Verarbeitungssystemen 1 Jahre §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Kombination in automatisierten Verarbeitungssystemen 1 Jahre §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Löschungen in automatisierten Verarbeitungssystemen (Löschprotokolle) 1 Jahre §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Offenlegung, einschließlich Übermittlung, in automatisierten Verarbeitungssystemen 1 Jahre §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Veränderung in automatisierten Verarbeitungssystemen (Revisionsmanagament) 1 Jahre §76 Abs. 4 BDSG
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 Jahr
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 10 Jahr
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 Jahr
Qualitätsmanagement-Unterlagen 10 Jahr
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10 Jahr
Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 Jahr
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 6 Jahr
Reisekostenabrechnungen 10 Jahr
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahr
Saldenbilanzen 10 Jahr
Saldenlisten 10 Jahr
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 6 Jahr
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahr
Schriftwechsel 6 Jahr
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 6 Jahr
Schuldtitel 10 Jahr
Spendenbescheinigungen 10 Jahr
Steuerunterlagen 10 Jahr
Telefonkostennachweise 10 Jahr
Transportschadenunterlagen 6 Jahr
Überstundenlisten 10 Jahr
Unfallversicherungsunterlagen 6 Jahr
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 Jahr
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahr
Verkaufsbücher 10 Jahr
Vermögensverzeichnis 10 Jahr
Versand- und Frachtunterlagen 10 Jahr
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 Jahr
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahr
Versteigerungsunterlagen 6 Jahr
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 6 Jahr
Viehregister 10 Jahr
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahr
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahr
Wechsel 10 Jahr
Weihnachtsgratifikation 10 Jahr
Werbegeschenkenachweise 10 Jahr
Werbekostenbelege 10 Jahr
Wertberichtigungsunterlagen 10 Jahr
Wildhandelsbücher 10 Jahr
Zahlungsanweisungen 10 Jahr
Zessionen 6 Jahr
Zinsabrechnungen 10 Jahr
Zollbelege 10 Jahr
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 10 Jahr
Zustellungsquittungen 6 Jahr
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 Jahr

Trotz sorgfältiger Recherche können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.