Aufbe­wahrungs­fristen

Wie lange müssen welche Unterlagen aufbewahrt werden? Wann darf was vernichtet werden? Wann muss etwas vernichtet werden?

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Grundsätze der Datenvernichtung und Aufbewahrung

Aus Datenschutzsicht, ist die Fragen nicht wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden, sondern wie lange darf ich Unterlagen aufbewahren. Personenbezogen Daten dürfen gem. Art. 5 Abs. 1 lit. b DS-GVO nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet und somit gespeichert bzw. aufbewahrt werden. Fällt die Zweckbindung weg, dürfen solche Daten nicht verarbeitet werden. Es entsteht somit ein direkter Löschzwang.

Dem Löschzwang gegenüber stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Dies sind z.B. in der Abgabenordnung (AO), dem Handelstgesetzbuch (HGB) und anderen Gesetzen und Verordnungen vorgegen. U.a. sind auch Vorgaben in §76 BDSG zu automatisierten Verarbeitungssystem aufgeführt. Die Aufbewahrungsfristen bilden eine neue legitime Zweckbindung. Somit dürfen die ursprünglich verarbeiteten personenbezogen Daten weiterverarbeitet (explizit gespeichert bzw. aufbewahrt) werden, um diese nach Ablauf der Frist entsprechend zu vernichten.

Die Datenvernichtung richtet sich nach dem Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten. Dabei ist es generell unabhängig, ob diese in elektronischer oder in nicht elektronisch Form, analog, papierhaft oder digital vorliegen. Sind Daten physisch greifbar, haben sich entsprechende Zerkleinerungsstufe an der DIN 66399 zu orientieren. Bei digitalen Daten ist insbesondere darauf zu achten, dass diese irreversibel gelöscht werden.

Wichtig: werden Daten durch einen Dritten vernichtet, handelt es sich dabei um eine Auftragsverarbeitung. Diese muss gem. Art. 28 DS-GVO mit einem schriftlichen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) erfolgen und ist gem. Art. 30 DS-GVO dokumentationspflichtig.

Übersicht von Aufbewahrungsfristen

Prozesse / Dokument Aufbewahrungsfrist Grundlage
Abhängigkeitserklärungen 10 Jahre
Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen 10 Jahre
Abrechnungsbelege 10 Jahre
Abtretungserklärungen 6 Jahre
Akkordunterlagen 10 Jahre
Akkreditive 6 Jahre
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 10 Jahre
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen 6 Jahre
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben nach Angebotsabsage
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre
Angestelltenversicherung 10 Jahre
Anhang 10 Jahre
Anlageverzeichnisse 6 Jahre
Anleihebücher 10 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 10 Jahre
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10 Jahre
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung 10 Jahre
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) 5 Jahre
Außendienstabrechnungen 10 Jahre
Ausgangsrechnungen 10 Jahre
Bahnabrechnungen 10 Jahre
Bahnfrachtbriefe 6 Jahre
Bankauszüge, Bankbelege 10 Jahre
Bankbürgschaften 6 Jahre
Bauakten (Lebensdauer des Bauwerks)
Bauantragskostennachweise (Lebensdauer des Bauwerks)
Baubeschreibungen (Lebensdauer des Bauwerks)
Baubücher (Lebensdauer des Bauwerks)
Baugenehmigungen (Lebensdauer des Bauwerks)
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 Jahre
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10 Jahre
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Jahre
Beteiligungsunterlagen 10 Jahre
Betriebsabrechnungsbögen 10 Jahre
Betriebskostenabrechnungen 10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre
Bewertungsunterlagen 10 Jahre
Bewirtungsunterlagen 10 Jahre
Bilanzanlagen 10 Jahre
Bilanzen 10 Jahre
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege 10 Jahre
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 6 Jahre
Carnet-Zolldokumente 6 Jahre
Clearing-Belege 10 Jahre
Clearingauszüge 6 Jahre
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 Jahre
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 10 Jahre
Datensicherungen 10 Jahre
Dauerauftragsunterlagen 6 Jahre
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten 10 Jahre
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 Jahre
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle 10 Jahre
Doppelbesteuerungsunterlagen 6 Jahre
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 10 Jahre GoBD i.V.m. § 145 AO, § 238 HGB
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze 10 Jahre
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich 10 Jahre
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch 10 Jahre
Einfuhrunterlagen 6 Jahre
Eingangsrechnugnen 10 Jahre
Einheitswertunterlagen 10 Jahre
Essensmarkenabrechnungen 10 Jahre
Exportunterlagen 6 Jahre
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 Jahre
Feuerversicherungsunterlagen 6 Jahre
Frachtbriefe 6 Jahre
Freistempelabrechnungen 10 Jahre
Gehaltslisten 10 Jahre
Geschäftsberichte 10 Jahre
Geschäftsbriefe 6 Jahre
Geschenknachweise 10 Jahre
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10 Jahre
Gewerbesteuerunterlagen 10 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnungen 10 Jahre
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 10 Jahre
Gründungsakten der Gesellschaft 10 Jahre
Gutachten 10 Jahre
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10 Jahre
Handelsbriefe 6 Jahre
Handelsbücher 10 Jahre
Handelsregisterauszüge 10 Jahre
Hauptabschlussübersicht 10 Jahre
Hauptbücher 10 Jahre
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10 Jahre
Hypothekenpfandbriefe 6 Jahre
Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10 Jahre
Inventare, Inventarnachweise 10 Jahre
Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahre
Investitionszulagen Unterlagen 6 Jahre
Jahresabschluss 10 Jahre
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 Jahre
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 Jahre
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern 10 Jahre
Kalkulationsunterlagen 10 Jahre
Kassenberichte 10 Jahre
Kassenbücher und -blätter 10 Jahre
Kassenzettel 10 Jahre
Kontenpläne und -änderungen 10 Jahre
Kontoauszüge, Kontenregister 10 Jahre
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 Jahre
Kostenträgerrechnungen 10 Jahre
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 Jahre
Kreditorenbuchhaltung 10 Jahre
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 6 Jahre
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge 6 Jahre
Ladescheine 10 Jahre
Lagebericht 10 Jahre
Lagerbücher 10 Jahre
Lastschriftanzeigen 10 Jahre
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) 6 Jahre
Leergutabrechnungen 6 Jahre
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) 10 Jahre
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10 Jahre
Lohnkontenarten, Lohnbelege 10 Jahre
Lohnlisten 10 Jahre
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 Jahre
Luftfrachtbriefe 6 Jahre
Mahnvorgänge, Mahnbescheide 6 Jahre
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 Jahre
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 6 Jahre
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Mutterschaftsgeldunterlagen 10 Jahre
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Nebenbücher 10 Jahre
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung 6 Jahre
Organisationsunterlagen und -pläne 10 Jahre
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege;nach Vertragsende) 10 Jahre
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe;nach Vertragsende) 6 Jahre
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 6 Jahre
Patientenakten in Arztpraxen 10 Jahre
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär 30 Jahre
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen 10 Jahre
Pfändungsunterlagen 10 Jahre
Postquittungsbücher 10 Jahre
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 Jahre
Protokolle (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Protokolle zu Abfrage in automatisierten Verarbeitungssystemen 1 Jahr §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Erhebungen inautomatisierten Verarbeitungssystemen 1 Jahr §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Kombination in automatisierten Verarbeitungssystemen 1 Jahr §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Löschungen in automatisierten Verarbeitungssystemen (Löschprotokolle) 1 Jahr §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Offenlegung, einschließlich Übermittlung, in automatisierten Verarbeitungssystemen 1 Jahr §76 Abs. 4 BDSG
Protokolle zu Veränderung in automatisierten Verarbeitungssystemen (Revisionsmanagament) 1 Jahr §76 Abs. 4 BDSG
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 Jahre
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 10 Jahre
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 Jahre
Qualitätsmanagement-Unterlagen 10 Jahre
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10 Jahre
Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 Jahre
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 6 Jahre
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahre
Saldenbilanzen 10 Jahre
Saldenlisten 10 Jahre
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 6 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Schriftwechsel 6 Jahre
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 6 Jahre
Schuldtitel 10 Jahre
Spendenbescheinigungen 10 Jahre
Steuerunterlagen 10 Jahre
Telefonkostennachweise 10 Jahre
Transportschadenunterlagen 6 Jahre
Überstundenlisten 10 Jahre
Unfallversicherungsunterlagen 6 Jahre
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 Jahre
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
Verkaufsbücher 10 Jahre
Vermögensverzeichnis 10 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen 10 Jahre
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 Jahre
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre
Versteigerungsunterlagen 6 Jahre
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 6 Jahre
Viehregister 10 Jahre
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre
Wechsel 10 Jahre
Weihnachtsgratifikation 10 Jahre
Werbegeschenkenachweise 10 Jahre
Werbekostenbelege 10 Jahre
Wertberichtigungsunterlagen 10 Jahre
Wildhandelsbücher 10 Jahre
Zahlungsanweisungen 10 Jahre
Zessionen 6 Jahre
Zinsabrechnungen 10 Jahre
Zollbelege 10 Jahre
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 10 Jahre
Zustellungsquittungen 6 Jahre
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 Jahre

Trotz sorgfältiger Recherche können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.